間接業務の多さや煩雑さに頭を悩ませているスクール経営者は少なくありません。 スポーツ関連事業を手掛ける株式会社エス・エイ・アイ様（山梨県）も同様の課題を抱えており、冬季に開催する「BGHスノーボードスクール」の運営では予約受付業務が大きな負担となっていました。
そこでリトルソフトは、同スクールにおけるレッスン予約業務のシステム化を支援。結果的に、業務の効率化と顧客満足度の向上、業績面においても大きな成果をもたらしています。
インタビューのポイント
- ・スノーボードスクール運営において紙ベースの予約管理。伝達ミスやダブルブッキングなどのリスク発生が懸念事項。
- ・予約受付業務とインストラクターの出勤管理をシステム化し、業務効率化に成功。
- ・シーズン5年目で過去最高の受講者数と売上を達成、受講者満足度も向上。
レッスン予約システム導入のきっかけ〜DXの必要性を実感した課題とは〜
90年代、若年層を中心に人気を集めたウィンタースポーツ、スノーボード。今でも人気は健在で、年末年始はスクールの予約が殺到します。にもかかわらず、ミスが発生しやすい紙ベースの予約管理を続けているスクールが少なくありません。
--当社は予約帳やメモといったアナログな方法による予約管理を続けていました。ただでさえ運営自体が忙しくなる中、予約の申し込みのたびに記入・転記しなければならず、これが重要事項の伝達ミスや予約漏れ、ダブルブッキング、インストラクターの配置ミスなどにつながる懸念がありました。
こうした状況を目の当たりにし、アナログ管理の限界を痛感すると同時に、スクール運営におけるDXの必要性を強く認識することとなったのです。--
マルチデバイス対応のレッスン予約システムで業務効率化 過去最高の売上を記録
同社の課題を受け、リトルソフトは自社開発のクローズドSNSツール「konoMi Space」（マルチデバイス対応）を基盤としたシステム開発に着手。konoMi Spaceのカレンダーに予約の拡張機能を組み込み、その上で電話予約とサイト予約を連携させて、予約情報を一元管理できる仕組みを構築しました。
--予約システムの導入後は予約情報をまとめて管理し、重複や入力ミスがなくなった結果、スタッフの負担大きく軽減しました。
また、プロフィール機能を拡張した「インストラクター台帳」と、カレンダー共有による「出勤計画機能」を活用することで、インストラクター自身がスマホアプリやWebから出勤登録を行えるようになりました。これにより、シフト調整もスムーズに進められるようになっています。
こうしてレッスンの予約からインストラクターの配置までを一元的に管理できるようになった結果、受講者の満足度も大きく向上。スクール開講から5年目にして、過去最高の受講者数と売上を達成しました。--
導入後も安心 エンジニアの伴走サポートでスムーズに活用
初めてのシステム導入ということもあり、運用初期はDX推進チームのエンジニアがチャットを通じて細やかなサポートを行いました。
--たとえば「インストラクターのシフト登録をもっと簡単にできないか」といった現場の要望に対しても設定方法を丁寧に説明してくださり、実際の画面を一緒に見ながら設定を進めることができ、とても助かりました。
導入して終わりではなく、私たちの業務がしっかり成果につながるように伴走していただけていると感じています。
さらに、サポートの中で伝えた要望を今後の製品開発に反映してくださるとのことで、現場の声を大切にしてくれているのがわかり、非常に心強いです。--
英会話やヨガ、ジムなどのスクールでも予約システム導入は検討の価値あり
予約システムの導入により受付・変更・決済・リマインドなどを自動化できれば、予約管理に要する工数は60〜80％削減できるといわれています。
--システム導入により、本来のレッスン指導に集中できるようになりますし、受講者にとっても24時間オンラインで予約・変更できる便利さが加わります。
受講者が増えてきた現在、その効果がより大きくなっていると感じますね。
生徒数が急増している教室や複数の講師を抱えるスクールでは、システム導入の効果が一層期待できるのではないでしょうか。
スクールにおける予約情報は円滑な運営の基本です。人数や受講内容などが正確に把握できていなければ適切な対応が難しくなり、結果的に受講者の満足度やスクール全体の信頼性に影響を及ぼします。
スクール運営の効率化と受講者満足度、信頼性を保つ上で、予約システムの導入は十分検に値する投資だと言えるのではないでしょうか。--